コピー機・複合機用 稟議書テンプレート【無料ダウンロード】

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icon01OA機器購入の稟議書テンプレート

機器が故障したなどの理由で、すぐに買い替えをしないと業務に差し支えがあり、稟議書は、なるべく時間をかけずに 提出し、スムーズに購入したい。
と思われる方は多いはず。 そんな忙しい購入ご担当者様のお役立ちアイテムとして、購買用の稟議書をご用意致しました。  コピー機、FAX、プリンター、印刷機、プロッター、スキャナーなどOA機器ご購入の方は、 ぜひ、この購買用の稟議書プレートをご活用下さい。下記の エクセルファイルをダウンロードしていただくと簡単に編集できます。

簡単に編集できる稟議書エクセルデータの使い方

OA機器購入稟議書テンプレート

テンプレート内の項目や文章は汎用的な内容で予め入力してあります。必要に応じて修正、追加など行ってください。 メーカーや件名は、ドロップダウンでリストから選択できます。

稟議書作成のポイント

こでは、購買に関する稟議書の書き方についてご説明致します。
「簡潔に記述する」、「効果を具体的な数字で表す」ために、目的、購入理由や予算、問題点と改善法など、事前に書き出しておきましょう。
どのような目的で、選定した機器を使用するかなどのメリットを明記することが、決裁されるための重要なポイントです。

件名

「件名」には、何を購入するかを明記します。(例:コピー機購入の件)

購入内容

現在の作業効率がどのように進まないのか、具体的な支障をきたしている仕事内容などの購入目的を明記します。
また、故障箇所も具体的に記載すると、修理では直らず、買い替えをしなくてはならないのが一目瞭然です。
(例:現在使用している(型番:○○○ 導入日:○○○)コピー機は、印刷ができない、または操作パネルが動かない等の故障が多くなり、作業効率を下げ、業務に支障をきたしているため。)

稟議書の書き方のポイントその2 効果を具体的な数字で表す

選定理由

以前の機器と比較し「効果」がわかる場合はその数値を明記します。
数値は、容易に比較することができるので、選定理由がより伝わります。
コピー機(複合機)の場合、印刷速度やランニングコストは機器によって異なります。違いのメリットは伝えやすいでしょう。
例)既存の複合機の印刷スピード20枚/分(A4)から35枚/分(A4)へとアップします。また、ランニングコストは14円から11円となり、コスト削減と作業効率を上げることができます。

必要経費

予算に合った価格の機器を記入します。 予算オーバーする場合は、「3.選定理由」に、作業効率向上の理由を具体的に説明することが重要になります。

参考資料

見積りの他に前機器の価格比較や、効率比較などの資料・データ(数字)があれば添付します。

上記は1例になります。稟議書は、会社によって様々な書き方がございます。会社方針に合う稟議書を作成下さい。
稟議書は、担当部署だけでなく、社内全体で問題点(機器の故障によって作業効率が悪くなっているのか、他改善案があるのか等)を把握するためにも、とても有効なツールです。今まで稟議書での決裁を行わなかったオフィスでも、この機会に作成し、社内の活性化にも役立ててはいかがでしょうか。

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